Trong môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt ở các tổ chức vận hành nhanh, không hiếm gặp tình trạng nhân sự luôn trong trạng thái bận rộn nhưng hiệu quả không tương xứng. Một trong những nguyên nhân phổ biến của hiện tượng này là tư duy “việc nào cũng gấp” – khi mọi đầu việc đều được xử lý theo phản xạ, thiếu thứ tự ưu tiên rõ ràng. Đây không chỉ là vấn đề cá nhân, mà còn phản ánh cách tổ chức đang quản lý công việc và kỳ vọng hiệu suất.
Khi sự bận rộn trở thành ảo giác năng suất
Nhiều nhân sự rơi vào trạng thái xử lý công việc theo kiểu “xào nấu”: việc nào đến trước thì làm trước, việc nào ồn ào hơn thì xử lý trước, thay vì dựa trên mức độ quan trọng thực sự. Họ liên tục chuyển đổi giữa các đầu việc, trả lời email, tin nhắn, họp hành, xử lý phát sinh… tạo cảm giác rất bận rộn nhưng lại thiếu tiến triển rõ ràng.
Vấn đề nằm ở chỗ: bận rộn không đồng nghĩa với hiệu quả. Khi mọi việc đều được gắn nhãn “gấp”, não bộ rơi vào trạng thái phản ứng liên tục, không có không gian để suy nghĩ chiến lược, lập kế hoạch hay tối ưu quy trình. Lâu dần, nhân sự dễ rơi vào mệt mỏi, căng thẳng và cảm giác làm mãi không xong việc.
Nguyên nhân không chỉ đến từ cá nhân
Thói quen xử lý công việc thiếu ưu tiên thường bị quy trách nhiệm cho năng lực cá nhân, nhưng trên thực tế, nguyên nhân sâu xa lại đến từ cách tổ chức vận hành. Khi mục tiêu không rõ ràng, vai trò chồng chéo, deadline liên tục thay đổi và mọi yêu cầu đều được truyền đạt với mức độ “khẩn cấp cao”, nhân sự rất khó phân biệt đâu là việc cần ưu tiên.
Ngoài ra, văn hóa làm việc đề cao phản hồi nhanh cũng vô tình khuyến khích việc xử lý những thứ “ồn ào” trước: email, tin nhắn, yêu cầu đột xuất… Trong khi đó, những công việc quan trọng nhưng ít gây chú ý – như lập kế hoạch, nghiên cứu, tối ưu quy trình – lại dễ bị trì hoãn.
Việc gấp khác việc quan trọng
Một trong những điểm mấu chốt của bài toán này là sự nhầm lẫn giữa “gấp” và “quan trọng”. Việc gấp thường có deadline gần hoặc gây áp lực tức thời, trong khi việc quan trọng là những việc tạo ra giá trị dài hạn cho cá nhân và tổ chức. Khi hai khái niệm này bị đánh đồng, nhân sự dễ bị cuốn vào vòng xoáy xử lý sự vụ mà bỏ quên mục tiêu lớn hơn.
Hệ quả là nhiều công việc quan trọng liên tục bị đẩy lùi, trong khi thời gian và năng lượng lại bị tiêu tốn cho những đầu việc không tạo ra giá trị tương xứng. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất cá nhân, mà còn làm giảm chất lượng kết quả chung của cả đội nhóm.
Tác động đến hiệu suất và tinh thần làm việc
Khi nhân sự luôn phải “chạy việc”, họ khó có cảm giác hoàn thành trọn vẹn một đầu việc nào đó. Công việc bị chia nhỏ, gián đoạn liên tục khiến sự tập trung suy giảm, chất lượng đầu ra không ổn định. Về lâu dài, điều này dẫn đến tình trạng kiệt sức, mất động lực và giảm sự gắn bó với tổ chức.
Ở cấp độ tổ chức, việc thiếu ưu tiên rõ ràng khiến nguồn lực bị phân tán, dự án dễ trễ hạn, chất lượng công việc không đồng đều. Doanh nghiệp có thể rất “bận”, nhưng kết quả lại không tương xứng với công sức bỏ ra.
Cần một cách tiếp cận có hệ thống hơn
Để thoát khỏi tình trạng “việc nào cũng gấp”, cần thay đổi từ cả cá nhân lẫn tổ chức. Ở cấp cá nhân, nhân sự cần học cách đánh giá công việc dựa trên mức độ tác động, thay vì chỉ phản ứng theo deadline hoặc áp lực tức thời. Việc chủ động hỏi lại mục tiêu, làm rõ ưu tiên và dám nói “chưa” với những yêu cầu không cần thiết là kỹ năng quan trọng.
Ở cấp tổ chức, vai trò của quản lý trở nên then chốt. Quản lý cần giúp đội nhóm hiểu rõ đâu là việc ưu tiên, đâu là việc có thể trì hoãn hoặc ủy quyền. Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng, phân bổ nguồn lực hợp lý và hạn chế “đánh gấp” mọi đầu việc sẽ giúp giảm áp lực không cần thiết và nâng cao hiệu quả chung.
Câu chuyện “nhân sự xào nấu trong công việc” cho thấy một vấn đề phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại: thiếu tư duy ưu tiên. Khi mọi việc đều được xem là gấp, nhân sự sẽ luôn ở trạng thái bị động và khó tạo ra giá trị thực sự.
Cuối cùng, năng lực làm việc hiệu quả không nằm ở việc xử lý được bao nhiêu đầu việc trong ngày, mà ở khả năng chọn đúng việc cần làm trước. Khi cá nhân và tổ chức cùng nhìn nhận lại cách đặt ưu tiên, công việc sẽ bớt hỗn loạn, hiệu suất được cải thiện và người lao động có cơ hội làm việc một cách bền vững hơn.
0コメント